• 24 มีนาคม 2017 at 12:19
  • 560
  • 0

คำถามเกี่ยวกับการทำลายเอกสาร

1.
เมื่อครบกำหนดการจัดเก็บแล้วควรทำอย่างไร

- บางทีเจ้าของเอกสารอาจจะยังไม่อยากทำลายครับ
อาจจะต้องการเก็บไว้เพื่ออ้างอิง
หรือด้วยวัตถุประสงค์
อื่นๆ ก็ให้ผู้ที่จัดเก็บเอกสาร
ถามไปยังเจ้าของครับว่าจะ
ให้ดำเนินการอย่างไร หากให้จัดเก็บต่อก็ให้ระบุระยะเวลา
 (retention period) สถานที่จัดเก็บ และรูปแบบการจัดเก็บ
มาให้เรียบร้อยครับ

          ทำลายเอกสาร

2. ถ้าต้องมีการทำลายเอกสาร ทำอย่างไรได้บ้าง
 ต้องมีการระบุวิธีการทำลายไว้ก่อนหรือไม่

วิธีการทำลายเอกสารมีได้หลายวิธีครับ เช่นการขีดฆ่าด้านที่
ไม่ใช้ แล้วนำหน้าที่ว่างกลับมาใช้ใหม่ ขายให้กับผู้รับซื้อ

หรือถ้าเป็นเอกสารที่สำคัญเกี่ยวข้องกับเรื่องเงินๆ ทองๆ
หรือข้อมูลความลับ
ก็ควรกำหนดให้ทำลายโดยใช้เครื่อง
ย่อยกระดาษครับ
และต้องมีใบรับรองพร้อมทีมงานทำลาย


นอกจากนี้
ผู้อนุมัติให้จัดเก็บ/ทำลาย ก็สำคัญนะครับสำหรับ
เอกสารบางอย่าง
เพราะส่งผลถึงกิจกรรมที่สำคัญๆ ขององค์กร
เช่น
Contract ต่างๆ เป็นต้น ดังนั้นก็ควรจะกำหนดให้ชัดเจน
เช่นกันครับ


สนใจเกี่ยวกับระบบทำลายเอกสาร ปรึกษา
  02-5832406  086-5225721  081-2987446