คำถามเกี่ยวกับการทำลายเอกสาร
1.เมื่อครบกำหนดการจัดเก็บแล้วควรทำอย่างไร
- บางทีเจ้าของเอกสารอาจจะยังไม่อยากทำลายครับ
อาจจะต้องการเก็บไว้เพื่ออ้างอิง หรือด้วยวัตถุประสงค์
อื่นๆ ก็ให้ผู้ที่จัดเก็บเอกสาร ถามไปยังเจ้าของครับว่าจะ
ให้ดำเนินการอย่างไร หากให้จัดเก็บต่อก็ให้ระบุระยะเวลา
(retention period) สถานที่จัดเก็บ และรูปแบบการจัดเก็บ
มาให้เรียบร้อยครับ
2. ถ้าต้องมีการทำลายเอกสาร ทำอย่างไรได้บ้าง
ต้องมีการระบุวิธีการทำลายไว้ก่อนหรือไม่
วิธีการทำลายเอกสารมีได้หลายวิธีครับ เช่นการขีดฆ่าด้านที่
ไม่ใช้ แล้วนำหน้าที่ว่างกลับมาใช้ใหม่ ขายให้กับผู้รับซื้อ
หรือถ้าเป็นเอกสารที่สำคัญเกี่ยวข้องกับเรื่องเงินๆ ทองๆ
หรือข้อมูลความลับ ก็ควรกำหนดให้ทำลายโดยใช้เครื่อง
ย่อยกระดาษครับ และต้องมีใบรับรองพร้อมทีมงานทำลาย
นอกจากนี้ ผู้อนุมัติให้จัดเก็บ/ทำลาย ก็สำคัญนะครับสำหรับ
เอกสารบางอย่าง เพราะส่งผลถึงกิจกรรมที่สำคัญๆ ขององค์กร
เช่น Contract ต่างๆ เป็นต้น ดังนั้นก็ควรจะกำหนดให้ชัดเจน
เช่นกันครับ
สนใจเกี่ยวกับระบบทำลายเอกสาร ปรึกษา
02-5832406 086-5225721 081-2987446